CHATIFY – HANDELSBETINGELSER

(Version 2.1 19/01/2025, gældende fra 01/02/2025)

Nedenstående vilkår og betingelser (herefter “Handelsbetingelser”) regulerer alle aftaler og kundeforhold mellem Chatify ApS (herefter “Chatify” eller “vi/os”) og enhver fysisk eller juridisk person (herefter “kunden” eller “du/jer”), som køber eller benytter ydelser leveret af Chatify. Det anbefales, at du læser betingelserne grundigt igennem. Afvigelser fra disse Handelsbetingelser kan kun ske ved en skriftlig aftale, underskrevet af begge parter.

1. Generelt om Chatify

1.1 Virksomhedsprofil
Chatify er en AI-chatbot- og voice-assistent-leverandør. Vi udvikler AI-drevne tekst- og talebaserede løsninger (chatbots og voice-assistenter) til både eksternt kundevendt brug (på kundens hjemmeside, e-commerce platform osv.) samt internt brug (f.eks. dokument-/intranet-søgning, medarbejderhåndbøger m.v.).

• Eksterne chatbots: Integreres evt. i kundewebshops, CRM-systemer eller andre tredjeparters softwareløsninger for at give slutbrugerne en bedre oplevelse.
• Interne chatbots: Hjælper medarbejdere med hurtige svar ved at gennemgå interne dokumenter, manualer eller håndbøger.
• Voice-assistenter: AI-løsninger trænet på kundens data, så brugere kan kommunikere via tale.

1.2 Formål
Disse Handelsbetingelser har til formål at beskrive rettigheder og forpligtelser for både Chatify og kunden. Desuden beskrives ansvar og ansvarsfraskrivelser i videst muligt omfang under gældende dansk lovgivning.

1.3 Lovvalg og værneting
Handelsbetingelserne er underlagt og skal fortolkes i overensstemmelse med dansk ret. Tvister, der måtte opstå i forbindelse med eller som følge af disse Handelsbetingelser, skal afgøres ved de danske domstole med værneting i Danmark.

1.4 Opdateringer
Chatify forbeholder sig ret til løbende at opdatere Handelsbetingelserne, hvis dette er nødvendigt på grund af ændringer i lovgivning, markedsforhold eller vores forretningsmodel. Eventuelle ændringer vil blive meddelt kunden med mindst 20 dages varsel. Såfremt kunden ikke ønsker at acceptere de nye Handelsbetingelser, kan kunden skriftligt opsige samarbejdet inden de nye vilkår træder i kraft. Opsiges samarbejdet ikke inden for fristen, anses de nye Handelsbetingelser som accepteret.

2. Definitioner

• Kunde: En fysisk eller juridisk person, der tegner et abonnement på eller køber en ydelse hos Chatify.
• Ydelser: Alle produkter og services, Chatify leverer, herunder chatbots, voice-assistenter, support, konsulentbistand, implementering, integration, drift mm.
• Abonnement: Den aftale, kunden har indgået med Chatify om løbende leverance, vedligehold og support af en eller flere tjenester.
• Tredjepartsleverandør: Eksterne partnere/udbydere (f.eks. hosting-partnere, CRM-systemer, e-commerce-platforme, AI-modeludbydere), som Chatify kan benytte i leveringen af sine ydelser.

3. Chatifys ydelser

3.1 Udvikling og opsætning af AI-chatbots

• Chatify udvikler kundetilpassede AI-chatbots, der anvendes på kundens hjemmeside eller integreres i andre platforme.
• Integrationer kan omfatte tredjepartssoftware (f.eks. e-commerce, CRM, booking, etc.). Chatify er ikke ansvarlig for vedligeholdelse af tredjepartsløsningen eller eventuelle fejl, nedetid eller fejlbehæftede opdateringer i sådanne systemer.

3.2 Interne (intranet) chatbots

• Chatify kan opsætte en intern chatbot, som hjælper med at gennemgå interne dokumenter, håndbøger og andet virksomhedsrelateret materiale.
• Kunden er ansvarlig for, at relevant materiale gøres tilgængeligt for Chatify, samt at kunden har lovlig ret til at uploade det pågældende materiale.

3.3 Voice-assistenter

• Chatify tilbyder AI-baserede voice-assistenter, der er trænet på kundens data.
• Chatify kan ikke garantere en fejlfri talegenkendelse eller præcis transskription. Kunden bærer ansvaret for eventuelle afgørende beslutninger baseret på assistentens output.

3.4 Beta- eller Early Access-produkter

• Fra tid til anden kan Chatify tilbyde nye funktioner eller produkter i en beta- eller “early access”-fase. Disse leveres “som de er” uden garantier, og Chatify har ret til at ændre, begrænse eller lukke adgangen til disse med kort varsel.
• I beta-fasen gælder samme ansvarsfraskrivelse som anført i pkt. 7, men det understreges, at der kan forekomme uforudsete fejl eller begrænset funktionalitet.

3.5 Afvisning af stødende eller ulovligt indhold

• Chatifys AI kan være konfigureret til at afvise behandling af indhold, der vurderes stødende, ulovligt eller på anden måde i strid med interne retningslinjer, gældende lovgivning eller Chatifys etiske standarder. Chatify kan til enhver tid suspendere eller begrænse adgangen til en chatbot, hvis indholdet vurderes i strid hermed.

4. Immaterielle rettigheder

4.1 Kundens brugsret

• Kunden tildeles en ikke-eksklusiv brugsret til den konkrete chatbot-/voice-løsning, som Chatify har udviklet og implementeret for kunden. Denne brugsret er gældende, så længe kunden har et aktivt abonnement og/eller i den periode, som er aftalt i en skriftlig kontrakt.
• Chatify bevarer samtlige immaterielle rettigheder (herunder ophavsret, patenter, knowhow, forretningshemmeligheder, kildekode til generiske AI-komponenter osv.) til selve platformen, de underliggende softwarekomponenter og AI-modellerne.

4.2 Kundens egne materialer

• Rettighederne til det tekst-, lyd- eller billedmateriale, kunden leverer med henblik på træning, opsætning eller drift af chatbot/voice assistent, forbliver kundens ejendom. Kunden garanterer, at vedkommende har alle nødvendige rettigheder til at overdrage en brugsret til Chatify med henblik på implementering.
• Ved ophør af samarbejdet sletter Chatify, efter kundens anmodning, det leverede materiale og eventuelle logfiler på Chatifys servere eller systemer, jf. vores til enhver tid gældende privatlivspolitik og eventuelle databehandleraftale.

4.3 Chatifys genbrug af komponenter

• Chatify forbeholder sig retten til at genbruge generiske dele af koden og funktionskomponenter i andre projekter, så længe det ikke indebærer videregivelse af kundespecifikt eller fortroligt materiale.

5. Betaling, abonnementsvilkår og priser

5.1 Abonnementsstruktur

• Kunden kan vælge mellem månedlig eller årlig abonnementsbetaling for brug af Chatifys tjenester. Priser, løbetid og betalingsbetingelser fremgår af den individuelle aftale, bestilling eller ordrebekræftelse.
• Abonnementet aktiveres fra den dato, hvor løsningen (chatbot/voice assistent) sættes i drift (“go-live”-dato).
• Betalingen sker bagud for den forgangne periode eller efter individuel aftale.
• Ved overskridelse af inkluderet forbrug (f.eks. antal beskeder, antal voice-minutter eller API-kald), opkræves kunden separat i henhold til gældende takst. Chatify meddeler løbende forbrugsstatus via vores kundeportal eller faktura.

5.2 Fakturering

• Faktura udsendes enten pr. e-mail eller via Chatifys kundeportal. Medmindre andet er aftalt, er betalingsfristen 8 dage fra fakturadatoen.
• Ved manglende rettidig betaling fremsendes én påmindelse. Ved fortsat manglende betaling påløber rykkergebyr på DKK 100 samt renter på 2% pr. påbegyndt måned. Chatify forbeholder sig ret til at sætte tjenesterne på pause, indtil restancen er fuldt betalt.
• Alle priser angives eksklusiv moms, medmindre andet er tydeligt angivet.

5.3 Opsigelse

• Månedlige abonnementer: Kunden kan opsige med løbende måned + 1 måneds varsel. Opsigelsen skal ske skriftligt (f.eks. via e-mail) eller gennem Chatifys kundeportal.
• Årlige abonnementer: Kunden kan opsige abonnementet frem til udløb af den allerede betalte periode, hvorefter abonnementsperioden ikke fornyes. Der ydes som udgangspunkt ikke refusion for resterende måneder i en forudbetalt årlig periode.
• Ved opsigelse har kunden ret til at modtage egne data, i det omfang det følger af gældende lovgivning, eventuelle aftaler om dataudtræk, samt Chatifys privatlivspolitik.

5.4 Væsentlig misligholdelse

• Ved kundens væsentlige misligholdelse (herunder væsentlige betalingsmisligholdelser, ulovlig brug af tjenesten, mv.) kan Chatify ophæve abonnementet med øjeblikkelig virkning og kræve betaling for den resterende abonnementsperiode, uden at dette berører Chatifys ret til yderligere erstatning efter dansk ret.

6. Datahåndtering og databeskyttelse

6.1 Generelt

• Chatify behandler ikke kundens data med henblik på videre træning af egne eller tredjeparts AI-modeller; der er en zero-data-retention politik for modeltræningsformål.
• Dog kan driftsrelaterede data (f.eks. chat-logs, voice-optagelser) midlertidigt gemmes i Chatifys kundeportal (Chatboard) til fejlfinding, videreudvikling af kundens konkrete løsning samt rapportering. Disse data gemmes kun så længe, det er nødvendigt for driften af tjenesten eller, hvis krævet, i henhold til den pågældende databehandleraftale og gældende lovgivning.

6.2 Privatlivspolitik og databehandleraftale

• Chatify tilbyder en separat privatlivspolitik og eventuelt en databehandleraftale (DPA) ved behov. Disse dokumenter beskriver i detaljer, hvordan data håndteres i overensstemmelse med GDPR og anden relevant lovgivning.
• I tilfælde af konflikt mellem disse Handelsbetingelser og en skriftlig DPA, har DPA forrang for spørgsmål vedrørende persondata.

6.3 Kundens ansvar

• Kunden er dataansvarlig for de personoplysninger, der videregives til Chatify via brugen af chatbots, voice assistenter eller lignende. Kunden er ansvarlig for at sikre, at eventuelle persondata, som behandles ved brug af Chatifys tjeneste, sker lovligt og i overensstemmelse med GDPR eller anden relevant lovgivning.
• Kunden indestår for, at eventuelt indhold, kunden ønsker integreret i chatbotten/voice-løsningen, ikke krænker tredjemands rettigheder eller indeholder ulovligt materiale.

6.4 Tredjepartsudbydere

• Chatify gør brug af et netværk af tredjepartsleverandører (f.eks. hosting, AI-modeludbydere) for at levere tjenesten. Kunden accepterer, at kundens data kan overføres hertil i det omfang, det er nødvendigt for drift og vedligeholdelse af tjenesten.
• Chatify bestræber sig på kun at benytte leverandører, der lever op til gældende databeskyttelseslovgivning og sikkerhedsstandarder.

7. Ansvarsfraskrivelse og begrænsning af ansvar

7.1 Ingen garanti for fejlfri funktion

• Chatify leverer tjenesterne “som de er” og kan ikke garantere en permanent fejlfri funktion, 100% oppetid eller konkrete resultater, herunder ingen garanti for at AI-løsningerne (chatbot eller voice) altid giver korrekte eller fyldestgørende svar. AI-teknologi kan i visse tilfælde “hallucinere” eller angive fejlagtige informationer (f.eks. forkerte priser, datoer eller kundedata).
• Kunden er ansvarlig for selv at gennemgå AI’ens output og træffe afgørende beslutninger herpå efter eget skøn.

7.2 Indirekte tab

• Chatify kan ikke drages til ansvar for indirekte tab, herunder – men ikke begrænset til – driftstab, tabt fortjeneste, tabte data, følgeskader og krav fra tredjepart, der måtte opstå som følge af brug eller manglende mulighed for brug af Chatifys tjenester.

7.3 Økonomisk ansvarsbegrænsning

• Hvis kunden rejser et erstatningskrav mod Chatify, skal Chatifys samlede ansvar ikke kunne overstige summen af de betalinger, som kunden har erlagt til Chatify for den pågældende tjeneste i de seneste 6 måneder forud for den skadevoldende handling eller undladelse.
• Denne begrænsning gælder i det omfang, det er tilladt ifølge dansk lovgivning.

7.4 Ansvar for kundens indhold

• Chatify fraskriver sig ethvert ansvar for det indhold, kunden vælger at gøre tilgængeligt gennem chatbotten eller voice-assistenten. Kunden er selv ansvarlig for, at de informationer, der lægges ind i systemet, er korrekte, lovlige og ikke krænker tredjemands rettigheder.

7.5 Fejlagtige systemopdateringer, integrationer og tredjeparts fejl

• Chatify kan ikke holdes ansvarlig for fejl eller tab som følge af ændringer og opdateringer, der foretages af tredjepart (f.eks. integrationer til e-commerce-systemer, CMS’er eller AI-modeludbydere), eller som skyldes nedetid, hacking eller sikkerhedshændelser hos sådanne udbydere.

7.6 Evt. juridisk vejledning

• Alle udtalelser fra Chatify vedrørende juridiske, skatterelaterede eller lovgivningsmæssige spørgsmål er alene vejledende. Kunden opfordres til at søge professionel rådgivning forud for enhver form for compliance- eller lovrelateret handling. Chatify kan ikke stilles til ansvar for kundens eventuelle forkerte implementering af regler eller love.

7.7 Afhjælpning af fejl

• Chatify bestræber sig på at afhjælpe driftsrelaterede fejl snarest muligt. Ved akutte nedbrud eller sikkerhedsproblemer, som kan henføres til Chatifys egen drift, vil Chatify uden unødig forsinkelse forsøge at genetablere funktionaliteten.
• Chatify er ikke ansvarlig for forsinkelser, hvis årsagen ligger uden for vores kontrol, herunder force majeure, tredjepartsleverandørers nedbrud, cyberangreb mv.

8. Support og vedligehold

8.1 Support

• Afhængigt af kundens abonnement tilbyder Chatify en vis grad af e-mail- og/eller telefonisk support. Supportvilkår, svartider og åbningstider fremgår af den individuelle aftale eller på Chatifys hjemmeside.
• Support dækker kun Chatifys egne tjenester og ikke problemer eller fejl i kundens øvrige software, netværk eller hardware, medmindre andet er skriftligt aftalt.

8.2 Opdateringer

• Chatify kan løbende foretage opdateringer og forbedringer af AI-chatbots, voice-assistenter og backend-systemer. Sådanne opdateringer kan medføre midlertidig nedetid eller ændringer i funktionaliteten, men Chatify bestræber sig på at varsle kunden på forhånd, hvis der planlægges væsentlige ændringer.

8.3 Kundens medvirken

• Kunden skal medvirke til, at Chatify får adgang til relevante systemer, miljøer og logins for at kunne yde support og vedligehold. Manglende adgang kan forsinke eller umuliggøre fejlafhjælpning.

9. Force majeure

9.1 Uforudsete begivenheder
Ingen af parterne kan holdes ansvarlig for begivenheder, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke kunne eller burde have forudset eller overvundet (force majeure). Dette gælder eksempelvis naturkatastrofer, pandemier, krig, terror, strejker, lockouts, nedbrud i energiforsyning eller internettets infrastruktur, brand, cyberangreb mod bredt anvendte infrastrukturer, eller andre uforudsete hændelser.

9.2 Konsekvens

• Oplever en part force majeure, fritages denne part fra sine forpligtelser i henhold til nærværende Handelsbetingelser i det omfang, og så længe force majeure-situationen består.

10. Ophør og konsekvenser heraf

10.1 Vilkår ved ophør

• Ved ophør af samarbejdet, uanset årsag, ophører kundens adgang til Chatifys systemer fra opsigelsesdatoen eller senest ved udløbet af den allerede betalte periode.
• Kundens data kan slettes eller gøres utilgængelige hos Chatify, medmindre andet er påkrævet ifølge lovgivning eller en skriftlig aftale med kunden (f.eks. i en databehandleraftale).

10.2 Slettede data

• Chatify tager ikke ansvar for eventuelle tab af data, hvis kunden ikke har anmodet om at få udleveret/eksporteret de pågældende data i god tid inden aftalens ophør.
• Yderligere datahåndtering kan ske mod særskilt vederlag eller i henhold til databehandleraftalen.

10.3 Referencebrug

• Medmindre kunden skriftligt modsætter sig det, har Chatify ret til at anvende kundens virksomhedsnavn og generel beskrivelse af projektet som reference i sit markedsføringsmateriale, på sin hjemmeside eller i tilbud til potentielle kunder.

11. Ikrafttræden

11.1 Accept

• Ved at indgå en aftale med Chatify – hvad enten ved digital accept, underskrift eller ved at tage tjenesten i brug – accepterer kunden disse Handelsbetingelser i deres helhed.

11.2 Spørgsmål

• Eventuelle spørgsmål til Handelsbetingelserne kan rettes til Chatify via e-mail eller telefon.
• For yderligere information om vores behandling af persondata og servicevilkår, henvises til vores separate privatlivspolitik, servicevilkår og eventuelle databehandleraftale.

Chatify ApS
Dyrehegnet 19, 2740 Skovlunde, Danmark
+45 21466440 / info@chatify.dk / chatify.dk/kontakt

(Dato for seneste opdatering af disse Handelsbetingelser: 19/01/2025)

Disse Handelsbetingelser skal læses i sammenhæng med Chatifys eventuelle separate aftaler, databehandleraftaler og/eller privatlivspolitik. Ved uoverensstemmelser har den konkrete DPA forrang i relation til persondatabehandling.

‍