CHATIFY – PRIVATLIVSPOLITIK

(Version 2.1 19/01/2025, gældende fra 19/01/2025)

Nedenstående privatlivspolitik beskriver, hvordan Chatify (herefter ”vi”, ”os” eller ”Chatify”) indsamler, anvender, opbevarer og beskytter personoplysninger samt øvrige data i forbindelse med vores ydelser. Denne politik er udarbejdet i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, herunder Databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Vi bestræber os på at håndtere alle data sikkert og i overensstemmelse med gældende regler. Har du spørgsmål til denne politik, eller ønsker du yderligere oplysninger, er du velkommen til at kontakte os via de nedenfor anførte kontaktoplysninger.

1. Dataansvarlig, databehandler og kontaktoplysninger

Chatify ApS
Dyrehegnet 19, 2740 Skovlunde, Danmark
+45 21466440 / info@chatify.dk / chatify.dk/kontakt

• Når Chatify er dataansvarlig
  Chatify optræder som dataansvarlig for personoplysninger, der indsamles via vores egen hjemmeside, i forbindelse med markedsføring, supporthenvendelser samt generel kommunikation om vores ydelser.
• Når Chatify er databehandler
  I forbindelse med driften af kunders AI-chatbots, voice-assistenter og lignende kan Chatify optræde som databehandler, idet vi behandler data på vegne af vores kunder (fx slutbrugeres henvendelser). I disse tilfælde er vores kunde dataansvarlig for den pågældende behandling, mens Chatify kun behandler data efter instruks og i henhold til en eventuel separat databehandleraftale (DPA).

2. Hvilke personoplysninger vi behandler

2.1 Kundedata og kontaktoplysninger

• Almindelige kontaktoplysninger: Navn, e-mail, telefonnummer, stillingsbetegnelse og virksomhedsnavn i forbindelse med oprettelse af kunder, supporthenvendelser eller køb af abonnement.
• Betalingsoplysninger: Faktureringsoplysninger, kort- eller bankinformation (via tredjeparts-betalingsløsninger), hvis det er nødvendigt for at gennemføre betalinger.

2.2 Data i forbindelse med chat- og voicetjenester

• Chat-logs: Hvis du anvender vores AI-chatbotløsning, kan brugerforespørgsler, samtaler og relaterede data gemmes i vores kundeportal (Chatboard) til driftsformål, fejlfinding og statistik.
• Voice-optagelser: Hvis du anvender vores voice-assistentløsning, kan lydoptagelser lagres midlertidigt til fejlfinding, statistik eller lignende driftsformål.
• Metadata: Logfiler kan inkludere enhedstype, browsertype, tidsstempler, IP-adresser (i anonymiseret form, hvis det er muligt), varighed af samtaler mv.

2.3 Cookies og brugsdata på hjemmesiden

• Ved besøg på vores hjemmeside kan vi indsamle oplysninger via cookies eller lignende teknologier. Formålet er at forbedre brugeroplevelsen, lave statistik og markedsføring. Kontakt os for flere oplysninger..

Bemærk:
Vi opbevarer ikke data med henblik på selvstændig træning af AI-modeller. Vi følger en zero-data-retention politik for modeltræning, hvilket betyder, at chat-logs og voice-data udelukkende opbevares til det omfang, det er nødvendigt for at levere og vedligeholde vores tjenester.

3. Formål og retsgrundlag for behandlingen

3.1 Formål med behandlingen

• Opfyldelse af kundeaftaler: Vi behandler personoplysninger for at kunne levere vores AI-chatbot- og voiceassistentløsninger, herunder opsætning, drift og support.
• Support og fejlfinding: Vi indsamler og gemmer chat-logs og voice-data i nødvendigt omfang for at sikre stabil drift, fejlretning og løbende forbedringer.
• Fakturering og betaling: Vi behandler dine faktureringsoplysninger for at udstede fakturaer og gennemføre betalinger.
• Markedsføring: Vi kan i visse tilfælde bruge dine kontaktoplysninger til at sende information om nye funktioner, relevante opdateringer eller arrangementer (hvor det er tilladt efter gældende lovgivning).
• Sikkerhed og retskrav: Vi opbevarer og behandler oplysninger i nødvendigt omfang for at overholde lovkrav (f.eks. bogføringsloven) og for at beskytte vores retskrav, fx ved tvister eller misbrug af vores tjenester.

3.2 Retsgrundlag

• Opfyldelse af aftaler (art. 6, stk. 1, litra b): Når vi skal levere chat- eller voice-løsninger efter konkret aftale.
• Legitime interesser (art. 6, stk. 1, litra f): Fx når vi behandler data til fejlfinding, sikkerhedstjek eller for at forbedre tjenesterne, hvor vores interesser ikke overstiger den registreredes rettigheder.
• Retlige forpligtelser (art. 6, stk. 1, litra c): Fx når vi skal gemme faktureringsoplysninger for at overholde bogføringsloven.
• Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a): Fx hvis du tilmelder dig nyhedsbreve eller giver eksplicit samtykke til markedsføring.

4. Opbevaringsperiode

4.1 Kundedata

• Kundens kontaktoplysninger og regnskabsdata opbevares, så længe kundeforholdet består, og i op til 5 år efter ophør for at overholde bogføringsloven eller eventuelle forældelsesfrister.

4.2 Chat-logs og voice-data

• Aktivt abonnement: Chat-logs og voice-data kan som udgangspunkt gemmes, så længe du har et aktivt abonnement hos os, således at vi kan yde support, fejlfinding og fortsat drift.
• Efter ophør: Ved abonnementets ophør kan data fortsat opbevares i den periode, loven tillader (fx til dokumentation ved eventuelle tvister eller afregninger), medmindre kunden eksplicit beder om at få data slettet.
• Efter udløb af eventuelle lovpligtige opbevaringsperioder eller ved eksplicit sletningsanmodning fra kunden vil data blive slettet eller anonymiseret i overensstemmelse med vores interne sletteprocedurer.

5. Deling af data med tredjepart

5.1 Underleverandører (databehandlere)

For at levere vores tjenester kan vi gøre brug af underleverandører, f.eks. hosting-udbydere, cloud-tjenester eller AI-modelleverandører. Disse parter behandler kun personoplysninger på vores vegne og i overensstemmelse med vores instrukser, en databehandleraftale samt et passende sikkerhedsniveau.

5.2 Overførsel til tredjelande

I visse tilfælde kan vores underleverandører befinde sig uden for EU/EØS. Hvis vi overfører personoplysninger til tredjelande, sikrer vi et lovligt overførselsgrundlag, eksempelvis EU-Kommissionens Standard Contractual Clauses (SCC), og gennemfører yderligere tekniske eller organisatoriske foranstaltninger efter behov.

5.3 Retligt påkrævet videregivelse

Vi kan videregive personoplysninger, hvis dette kræves ved lov, retskendelse eller anmodning fra myndighederne.

6. Dine rettigheder

Som registreret i forbindelse med Chatifys ydelser har du følgende rettigheder efter Databeskyttelsesforordningen:

• Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse: Du har ret til at få korrigeret urigtige eller ufuldstændige oplysninger om dig.
• Ret til sletning: Du har ret til at anmode om at få slettet dine personoplysninger, hvis de ikke længere er nødvendige for det formål, de blev indsamlet til, eller hvis behandlingen er ulovlig.
• Ret til begrænsning af behandling: Du har ret til at anmode om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger i visse tilfælde.
• Ret til indsigelse: Du kan i visse tilfælde gøre indsigelse mod vores behandling, fx hvis behandlingen er baseret på vores legitime interesser.
• Ret til dataportabilitet: I visse tilfælde har du ret til at modtage de personoplysninger, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
• Ret til tilbagetrækning af samtykke: Hvis vores behandling er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på de i afsnit 1 anførte kontaktoplysninger. Du har desuden ret til at indgive en klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk), hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

7. Sikkerhed

Vi har gennemført nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, ændring eller offentliggørelse. Disse omfatter blandt andet adgangsstyring, krypterede dataoverførsler (fx HTTPS/SSL), interne sikkerhedsprocedurer samt anvendelse af betroede hostingudbydere.

8. Databehandleraftale (DPA)

Når Chatify behandler data på vegne af vores kunder, optræder vi som databehandler. Dette reguleres af en særskilt databehandleraftale, hvis det er påkrævet efter GDPR. I databehandleraftalen præciseres vores og kundens forpligtelser og ansvar, herunder instrukser for behandlingen og regler for tilbagelevering eller sletning af data.

• Hvis du som kunde har behov for en databehandleraftale, og denne ikke allerede er på plads, bedes du kontakte os.

9. Cookies

Vi benytter cookies og lignende teknologier på vores hjemmeside til at sikre optimal funktionalitet, huske præferencer og føre statistik. Kontakt os for yderligere information om, hvordan vi bruger cookies.

10. Ændringer i privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til løbende at opdatere denne privatlivspolitik, eksempelvis i tilfælde af ændringer i lovgivning eller nye funktioner i vores tjenester. Ved væsentlige ændringer giver vi besked i form af e-mail eller en tydelig meddelelse på vores hjemmeside. Den til enhver tid gældende version af privatlivspolitikken vil fremgå på vores hjemmeside.

11. Kontakt

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik, eller ønsker at udøve dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os:

Chatify ApS
Dyrehegnet 19, 2740 Skovlunde, Danmark
+45 21466440 / info@chatify.dk / chatify.dk/kontakt

Version og ikrafttræden

Denne privatlivspolitik er senest opdateret den 19/02/2025 og træder i kraft samme dato.